La fecha ya está fijada. El próximo 25 de mayo entrará en vigor el nuevo Reglamento General de Protección de Datos. Se trata de una normativa europea que obligará a las empresas a adaptarse a la hora de recopilar, usar, divulgar, retener y proteger datos de tipo personal. La Agencia Española Protección de Datos será la que vele su cumplimiento. Dicha medida es a causa de la transformación digital, que ha causado una exposición total de los datos personales, ante lo que la Unión Europea ha ampliado la protección de los derechos individuales.

¿Cómo debe proteger los datos personales una empresa?

La nueva normativa exige que no se recopilen datos personales sin motivo. Se deben tratar solo los personales que sean mínimos para conseguir los objetivos de los fines legítimos dela empresa. Por esta razón, es prioritario que la empresa analice las medidas, tanto de tipo técnico como organizativas, de las que cuenta para así impedir poner en riesgo los derechos de aquellas personas titulares de los datos. Los departamentos más afectados, serán los de ventas, marketing, atención al cliente, administrativos o legales.

¿Cómo se debe preparar una empresa?

Es obligatorio facilitar a los clientes una petición de consentimiento que incluya cláusulas de información que deberán firmar y que las empresas deberán conservar. Por otra parte, se deben actualizar los documentos legales y realizar auditorías internas, reunirse con los clientes de forma informativa, informar y formar al equipo o proteger los datos de los menores de 16 años, entre otros. En este último caso, los menores de 13 años ya pueden mostrar su conformidad con el tratamiento de los datos.

Los trabajadores deben conocer la normativa y la manera de actuar para así hacerlo bajo las nuevas normas, especialmente aquellos que traten con documentos de tipo confidencial. Es importante crear un plan de formación sobre el RGDP y un plan de concienciación para los trabajadores, evitar un uso indebido de los datos por desconocimiento o bien, voluntad expresa. Así, es vital invertir tanto en formación como en concienciación.